De leerlingen draaien gedurende een volledige/halve dag mee in een doorschuifsysteem in hun groep (per klas). De groepen worden op voorhand door de school verdeeld en zijn gekend bij aankomst door zowel leerlingen als leerkrachten.

Het ideale aantal leerlingen per groep die meedraait in het doorschuifsysteem bedraagt tussen de 15 en 22 deelnemers(maximaal 25 deelnemers, meer is in extremis mogelijk, maar weet dat  vanaf 23 deelnemers de wachttijden kunnen oplopen en intensiteit daalt bij sommige activiteiten.)

Per groep/klas is er minstens één leerkracht voorzien! De leerkrachten worden ’s morgens bij aankomst gebrieft door de verantwoordelijke van Oenanthe ter plaatse. Wij vragen aan deze leerkracht(en) om een hele dag de activiteiten met zijn/haar groep te doorlopen. Zelf deelnemen aan de activiteit kan, maar wordt niet vereist. Onze monitoren staan in voor het begeleiden van de activiteit, maar de hulp van een leerkracht zal er wel voor zorgen dat bepaalde activiteiten vlotter verlopen (vb. jury bij challenges zodat 2 groepen in de gaten kunnen worden gehouden, hulp beneden aan de deathride om leerlingen los te maken…)

Tijdens de ochtendbriefing krijgt de verantwoordelijke van de school een evaluatieformulier dat op het einde van de sportdag ingevuld terug bezorgd wordt aan een begeleider van Oenanthe. Hierbij is het belangrijk het effectieve leerlingenaantal op de dag zelf in te vullen! Als dit niet gebeurt, wordt het leerlingenaantal dat 2 weken voor de sportdag werd doorgestuurd gebruikt om de factuur op te maken.

Onze monitoren zijn tijdens de middagpauze en tussen de activiteiten (bij doorschuiven) niet verantwoordelijk voor leerling-toezicht!

De leerlingen brengen een picknick mee en dragen sportieve kledij bij aankomst zodat we snel van start kunnen gaan. De groepen die starten met een activiteit op het water (beter nog alle groepen die in de voormiddag wateractiviteit hebben) hebben hun zwemkledij aan onder hun gewone kledij zodat het omkleden tussen de activiteiten door tot het minimum wordt beperkt! Reservekledij steekt in hun rugzak die ze kunnen achterlaten in de kleedkamers. Oenanthe is niet verantwoordelijk voor diefstallen of verloren materiaal. Waardevolle spullen kunnen verzameld worden in een (rug)zak per groep.

De leerlingen worden voorzien van een zwemvest tijdens de wateractiviteiten, maar kunnen zwemmen is wel vereist!

Aan de hand van het aantal deelnemers per groep/klas die per mail worden doorgestuurd twee weken voor de sportdag door de verantwoordelijke (contactpersoon) van je school, maken wij een definitief organisatieblad met alle nodige informatie (correcte plaats van afspraak, definitieve activiteiten, uurschema met vermelding klassen, kleedkamer,…), die u doorgestuurd krijgt per mail. Dit geldt enkel voor de gewone schoolsportdagen met minimum 2 klassen van minimum 15 leerlingen. Bij scholen die slechts met één of twee klassen komen of bij snelle en late regelingen kan dit ook zonder opsturen van organisatieformulier.

Ideale sportdag is met aankomst van de school om 8u45, ten laatste 9u en vertrek om 16u15, ten vroegste om 16u met 3 activiteiten van 55 minuten tot 1u per halve dag en een pauze van 1u, minstens 45 minuten. Indien dit niet mogelijk is zal er hoogstwaarschijnlijk 1 activiteit naar keuze worden geschrapt, zodat er slechts 5 activiteiten aan bod komen… Bij sessies van 50 minuten per activiteit zullen de hoogte – activiteiten niet kunnen doorgaan en indien ze wel doorgaan chaos in het doorschuiven veroorzaken!

Deelnemers met lange haren voorzien een rekker zodat haren in een staart kunnen voor beveiligde activiteiten!