praktische info scholen

  1. De leerlingen worden ingedeeld in groepen van maximum 25 leerlingen. Welke leerling in welke groep zit, is gekend bij aankomst door zowel leerlingen als leerkrachten. Deze verdeling moet dezelfde zijn zoals die werd doorgegeven in de laatste info form (ten laatste 2 weken voor je sportdag door de verantwoordelijke leerkracht invullen) en vind je terug op het organisatieformulier die ten laatste 6 dagen op voorhand wordt doorgestuurd per mail door Oenanthe! De leerlingen blijven een hele dag in dezelfde groep, de groepen draaien mee in een doorschuifsysteem waarbij meerdere activiteiten aan bod komen.
  2. Het ideale aantal leerlingen per groep die meedraait in het doorschuifsysteem bedraagt tussen de 18 en 25 deelnemers. Meer leerlingen per groep kan om klassen te behouden, maar weet dat vanaf 25 deelnemers per groep de wachttijden kunnen oplopen, de intensiteit daalt en er niet altijd voldoende materiaal zal zijn bij onze activiteiten.
  3. De ideale sportdag is met aankomst van de school om 8u45, ten laatste 9u en vertrek om 16u ten laatste om 16u15. Dan kunnen er gemakkelijk 4 activiteiten van anderhalfuur aan bod komen op de sportdag en is er ’s middags ruim de tijd (minstens een halfuur, idealiter 45 minuten) om te pauzeren. Indien de tijd die je op Transfo aanwezig bent, te kort is om alle activiteiten te laten doorgaan, zal er hoogstwaarschijnlijk 1 activiteit naar keuze worden geschrapt…
  4. Per groep/klas is er minstens één leerkracht voorzien!
    De leerkrachten worden ’s morgens bij aankomst gebrieft door de verantwoordelijke van Oenanthe ter plaatse. Wij vragen aan deze leerkracht(en) om een hele dag de activiteiten met zijn/haar groep te doorlopen. Zelf deelnemen aan de activiteit kan, maar wordt niet vereist. Onze monitoren staan in voor het begeleiden van de activiteit, maar de hulp van een leerkracht zal er wel voor zorgen dat bepaalde activiteiten vlotter verlopen (vb. jury bij challenges zodat 2 groepen in de gaten kunnen worden gehouden). Een lijst van onze verwachtingen naar de leerkrachten toe vind je per activiteit in de laatste info mail (verstuurd een week voor je sportdag – samen met het organisatieformulier).
  5. De leerlingen dragen sportieve / gemakkelijke kledij (degelijk schoeisel!) bij aankomst zodat we snel van start kunnen gaan (en niet iedereen eerst in de kleedkamers moeten zijn). De groepen die starten met een activiteit op het water (beter nog alle groepen die in de voormiddag wateractiviteit hebben) hebben hun zwemkledij aan onder hun gewone kledij zodat het omkleden (in de kleine kleedkamers met beperkte douchemogelijkheiden) tussen de activiteiten door tot het minimum wordt beperkt! Reservekledij (ook reserveschoenen*) steekt in de rugzak van de leerlingen die ze meenemen naar de activiteiten zelf. Oenanthe is niet verantwoordelijk voor diefstallen of verloren materiaal. Waardevolle spullen kunnen verzameld worden in een (rug)zak per groep. Deelnemers met lange haren voorzien een rekker zodat de haren in een staart kunnen voor de beveiligde activiteiten.
  6. De leerlingen worden voorzien van een zwemvest bij kajak en stand up paddle, maar kunnen zwemmen is wel vereist! De deelnemers worden verplicht om schoenen te dragen (waterschoenen mag, anders voorzien de leerlingen best licht sportief schoeisel en dus zeker ook reserveschoenen zodat ze achteraf droge schoenen kunnen aantrekken). Bij de aquachallenge krijg je geen zwemvast, maar ook hier is kunnen zwemmen vereist voor alle deelnemers!
  7. De leerlingen brengen hun eigen picknick mee. Als je hebt aangeduid op het reservatieformulier en de laatste info form (je kreeg hiervan een mail met al je ingevulde antwoorden – die heel misschien ook in je SPAM is terechtgekomen) dat we barpersoneel mogen voorzien in de zomerbar, dan kunnen de leerlingen aan de bar een drankje bestellen en cash of met de kaart betalen. Vraag je geen barpersoneel aan in onze zomerbar? Dan kunnen de deelnemers (bij voorkeur) op het gras langs het kanaal ‘Kortrijk – Bosuit’ hun picknick (met eigen drankje) nuttigen. Gelieve er met de leerkrachten op toe te zien dat alles proper wordt achtergelaten. Onze monitoren zijn niet verantwoordelijk voor het leerlingentoezicht over de middag. Ben je vergeten om het barpersoneel aan te vragen en wil je daar verandering in brengen? Bel ons dan op ten laatste 10 dagen voor je sportdag.
  8. Gelieve na je sportdag steeds een evaluatieformulier in te vullen. Hierbij is het belangrijk het effectieve leerlingenaantal op de dag zelf in te vullen! Als dit niet gebeurt, wordt het leerlingenaantal dat 2 weken voor de sportdag werd doorgestuurd gebruikt om de factuur op te maken. Ook de link van het evaluatieformulier kan je terugvinden in de laatste infomail met het organisatieformulier, verstuurd door Oenanthe ten laatste 1 week voor je sportdag.
  9. Op de dag van je sportdag heb je als school de eerste kans om je sportdag opnieuw te boeken op dezelfde datum het jaar erop*. Dit zodat een andere school je vaste sportdagdatum en programma niet kan afnemen. Doe dit meteen op de dag zelf, want vanaf de dag erna kunnen alle scholen boeken en kan je dus die vaste sportdagdatum en je programma kwijtspelen voor het jaar erop.
    • * Bijvoorbeeld: je kan dus op maandag 8 september 2025 (hetzelfde programma op dezelfde locatie met ongeveer hetzelfde aantal leerlingen en klassen) boeken voor maandag 7 september 2026. Je kan dus het jaar erop op dezelfde weekdag van dezelfde week (op basis van het weeknummer) hetzelfde programma boeken.
  10. Timing in een stappenplan voor onze schoolsportdagen
    1. DOOR SCHOOL: tussen 1 jaar voor tem ten laatste 20 dagen voor de sportdag vul je het reservatieformulier in (hoe later je dit doet, des te groter de kans dat de datum al bezet is). Let op! Mogelijks is er voor elk jaar een nieuw reservatieformulier en die vind je terug op onze site
    2. DOOR OENANTHE: ten laatste 3 werkdagen na het invullen van je reservatieformulier ontvang je een bevestiging van je schoolsportdag (of tegenvoorstel of weigering indien het gevraagde programma met aantal lln niet mogelijk is)
    3. DOOR SCHOOL: ten laatste 15 dagen voor de sportdag vul je de laatste info in (doe je dit later, dan is de kans groot dat het organisatieformulier niet tijdig in je mailbox belandt of dat eventuele wijzigingen ivm ingevulde info op reservatieformulier niet meer te regelen vallen) ook deze form kan elk jaar wijzigen, het juiste invulformulier vind je terug op onze site
    4. DOOR OENANTHE: ten laatste 7 dagen voor de sportdag krijg je praktische info, leerkrachtentakenlijst en organisatieformulier (met doorschuif) doorgestuurd per mail door Oenanthe
    5. DOOR SCHOOL: op de sportdag zelf kan je boeken voor dezelfde datum het jaar erop door opnieuw het reservatieformulier in te vullen en vul je het evaluatieformulier in. De link met het juiste reservatieformulier vind je ook hier terug op onze site
    6. DOOR OENANTHE:
      1. ten laatste 3 werkdagen na het invullen van je reservatieformulier ontvang je een bevestiging van je schoolsportdag (of tegenvoorstel of weigering indien gevraagde programma met aantal lln niet mogelijk is)
      2. ten laatste 1 maand na het invullen van je evaluatieformulier ontvang je een factuur van je schoolsportdag.
  • Belangrijke opmerking: als er meer klassen worden doorgegeven op de laatste info form dan op de reservatie form werden doorgegeven, dan kijken wij voor een oplossing in de mate van het mogelijke, maar we kunnen niet garanderen dat elke extra groep/klas een plaats kan krijgen in hetzelfde programma. Bij meer dan 1 klas/groep extra kunnen we die extra klas/groep zelfs weigeren als er geen mogelijkheden meer zijn of bij meer dan 2 klassen/groepen minder aanwezig dan gepland kan een extra kost worden aangerekend.